Herunder finder du Islandsk Fårehundeklubs organisationshåndbog. Den
seneste udgave er revideret af bestyrelsen i februar 2019.
Organisationshåndbogen kan downloades som PDF her.
Generel information om organisationshåndbogen
Islandsk Fårehundeklubs organisationshåndbog er et arbejdsredskab primært
til brug for klubbens bestyrelse og udvalg og skal ses som et supplement til
bl.a. Islandsk Fårehundeklubs love. Håndbogen revideres løbende af bestyrelsen,
der har valgt at gøre den gældende organisationshåndbog offentlig tilgængelig.
Overordnet forretningsorden Det påhviler alle med et tillidshverv i klubben, herunder
bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og udvalgsmedlemmer, at udvise god etik, i
forbindelse med avl, opdræt samt ved situationer hvor disse repræsenterer
klubben.
I behandling af disciplinærsager er alle implicerede pålagt tavshedspligt.
I alle øvrige sager med personfølsomme eller fortrolige oplysninger henstilles
der til at alle involverede behandler alle oplysninger med diskretion og
omtanke.
Post, herunder e-mails m.m., skal tilsendes klubbens formand og opbevares af denne.
Post opbevares så længe det er aktuelt, dog i minimum 5 år.
Al post (inkl.
mails) til og fra bestyrelsesmedlemmer sendes i kopi (cc) til den øvrige
bestyrelse. Al indkommen post (mails) tilstræbes besvaret indenfor 5 dage med:
’Modtaget og behandles på næste bestyrelsesmøde’. Behandling af og beslutninger
vedr. indkommen post (mails) foretages derefter på det førstkommende
bestyrelsesmøde. Først herefter besvares henvendelsen.
Indkommen post
(mails), der er af hastende karakter, så beslutningen ikke kan afvente
forelæggelse på et bestyrelsesmøde, sendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer
vedlagt formandens forslag til besvarelse. Yderligere behandling af sagen
foretages herefter på det førstkommende bestyrelsesmøde.
Indkommen post (mails)
besvares sagligt og uden unødvendige personlige kommentarer (uanset om det er
ros eller kritik). Der underskrives altid med ’venlig hilsen’ samt fuldt navn
og funktion i bestyrelsen på afsenderen.
Et
bestyrelsesmedlem, der varetager en opgave i et udvalg kan på udvalgets vegne
kommunikere uden at inddrage bestyrelsen i postgangen. Alle sådanne
henvendelser underskrives med fuldt navn og funktion i udvalget, for tydeligt
at tilkendegive, at der udelukkende handles på udvalgets vegne. Bestyrelsesmedlemmet
og udvalget følger herudover samme retningslinjer som andre udvalg ift.
samarbejde med bestyrelsen.
Enhver ret, herunder patent-, mønster- og ophavsret til produkter og
promotionsmateriale af enhver art, systemer og edb-programmer m.v., der
udvikles eller fremstilles under en tillidspost i Islandsk Fårehundeklub,
tilhører Islandsk Fårehundeklub. Med respekt for gældende lovgivning har
Islandsk Fårehundeklub således retten til enhver udnyttelse af
arbejdsresultaterne.
Meddelelser fra formanden, herunder
orientering om afsendte og modtagne skrivelser (idet der som bilag vedlægges en
oversigt og korrespondancen medbringes på mødet eller fremsendes inden).
Gensidig orientering siden sidst om
forhold, hvortil der ikke er knyttet korrespondance.
Økonomi.
Nyt fra udvalgene.
Dato for næste møde.
Evt.
Dagsorden
udsendes senest 8 dage før mødet.
Forslag, der
ønskes på dagordenen skal være formanden i hænde senest 14 dage før et berammet
møde.
Ønsker et
bestyrelsesmedlem et punkt tilført den udsendte dagsorden, må det foreslås
inden mødet påbegyndes.
Presserende
opgaver kan optages på mødet. Dog kun med samtlige tilstedeværende
bestyrelsesmedlemmers tiltræden.
Såfremt blot et
bestyrelsesmedlem ønsker en sag drøftet, skal dette ske på førstkommende møde.
Referat Sekretæren
skriver og udsender referatet fra alle møder senest 8 dage efter mødets
afholdelse. Det skal præciseres i referatet hvem, der gør hvad.
Indsigelse over
referatets indhold skal tilskrives formanden senest 5 dage efter modtagelse.
Referaterne
opbevares hos sekretæren med kopi hos formanden.
Godkendelse og
underskrift af referat sker på det efterfølgende møde.
Eventuelle
rettelser/tilskrivninger skrives ind i næste referat af sekretæren.
Beslutninger og beslutningsdygtighed Hvis formanden
træffer beslutninger udenom bestyrelsen skal de foreligge skriftligt og
fremlægges på førstkommende møde, hvor de føres til referat.
Beslutninger
træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed udgør formandens stemme udslaget.
Intet enkelt
medlem kan træffe afgørelser, med mindre vedkommende er bemyndiget hertil af
bestyrelsen.
Klubben
forpligter sig ved underskrift af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvor den ene skal
være formand eller næstformand.
Mødet er
beslutningsdygtigt når 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede heraf enten formand
eller næstformand.
Opgavefordeling og beføjelser i bestyrelsen
Formanden
Formanden tegner bestyrelsen.
Formanden har den øverste daglige
ledelse af bestyrelsens arbejde i enhver henseende.
Formanden modtager klubbens
korrespondance, hvor andet ikke er fastlagt eller aftalt.
Formanden har pligt til at indkalde
til bestyrelsesmøder, når dette er nødvendigt, eller når det begæres af mindst
to medlemmer af bestyrelsen.
Formanden drager omsorg for udførelse
af de trufne beslutninger, herunder beslutninger truffet af tidligere
klubbestyrelser.
Formanden indkalder til
bestyrelsesmøder med skriftlig dagsorden, der udsendes i forvejen med bilag.
Næstformanden
Næstformanden varetager som formandens
stedfortræder dennes funktion ved forfald eller fravær.
Kassereren
Kassereren er ansvarlig for klubbens
regnskab overfor generalforsamlingen.
Kassereren udarbejder i samarbejde med
bestyrelsen et budget og foretager løbende opfølgning på dette.
Kassereren har pligt til sammen med
bestyrelsen at fastlægge procedurer for afregning.
Sekretæren
Sekretæren fører protokol ved
bestyrelsesmøderne og udfærdiger referat.
Sekretæren varetager den del af
korrespondancen, der ikke direkte bør udføres af formanden eller andre
bestyrelsesmedlemmer, der eventuelt sidder i udvalg. Der sendes kopi til de
øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Sekretæren ajourfører medlemslisten og
orienterer den øvrige bestyrelsen en gang månedligt.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer
Opgaver vedrørende klubbens drift kan
fordeles blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Herunder planlægning og
koordinering af diverse arrangementer i samråd med de faste udvalg.
Suppleanter De på generalforsamlingen valgte suppleanter indtræder i bestyrelsen, hvis
et eller flere af bestyrelsens medlemmer har længere tids forfald. Kortvarigt
fravær på grund af sygdom, bortrejse, andet arbejde eller af anden lignende
årsag skal dog ikke betragtes som forfald, som gør det nødvendig at lade en
suppleant træde i det forhindrede medlems sted. I tilfælde af akut opstået
fravær, kan bestyrelsen lade en suppleant indtræde midlertidigt, såfremt at
bestyrelsen ellers ikke ville være beslutningsdygtig. Suppleanterne inviteres
med til hvert ordinært bestyrelsesmøde og deltager aktivt i
bestyrelsesarbejdet. På møderne med taleret, men uden stemmeret.
Andet Jf. henstilling fra generalforsamlingen i 2014 og fra dirigenten på
generalforsamlingen, er det budget som fremlægges på generalforsamlingen
budgettet for det år hvori generalforsamlingen afholdes.
Jf. § 9, Stk. 8 nedsætter bestyrelsen udvalg efter behov og kan udpege
medlemmer til de pågældende udvalg. Efter forudgående aftale med bestyrelsen
kan andre, f.eks. fagpersoner, indtræde i et udvalg som fast medlem eller i
forbindelse med rådgivning i enkeltsager. Ændringer i et udvalgs sammensætning
skal meddeles bestyrelsen.
En gang om året gennemgår bestyrelsen alle klubbens udvalg og træffer
beslutning om udvalgenes fortsættelse. Desuden konstitueres et
bestyrelsesmedlem som kontaktperson og fungerer som bindeled mellem udvalgene
og bestyrelsen.
Forsikringer Islandsk Fårehundeklub har tegnet flg. forsikringer gennem Dansk Kennel Klubs
arbejdsskade- og erhvervsforsikring.:
En arbejdsskadeforsikring som dækker de skade, som en ”medarbejder”
(lønnet eller frivillig) kan komme ud for, mens han/hun arbejder for
klubben, f.eks som lydighedstræner, som ringsekretær på en udstilling, som
hjælper i klubbens sekretariat osv.
En erhvervsansvarsforsikring som dækker de skader, som en af klubbens
”medarbejdere” (lønnet eller frivillig) måtte forvolde på andre mennesker,
hunde eller ting f.eks hvis en dommer eller ringtræner skulle komme til at
skubbe en hund ned fra et bord, så den brækker benet.
En direktions- og bestyrelsesansvarsforsikring.
Forsikringen gentegnes årligt gennem Dansk Kennel Klub. Det skal
bemærkes at Dansk Kennel Klub ikke tilbyder at tegne en ulykkesforsikring.
Kompensation for udgifter Tillidshverv i Islandsk Fårehundeklub er i udgangspunktet ulønnede. Der
ydes dog flg. kompensation for telefon- IT- og mindre kontorholdsudgifter:
Formand og
kasserer kr. 500,-
Øvrige bestyrelsesmedlemmer kr. 250,-
Bestyrelsessuppleanter kr. 250,-
Webmaster kr. 250,-
Islandshundens redaktør kr. 250,-
Islandshundens grafiker kr. 250,- (udbetales ikke ved ekstern grafiker)
Udstillingsudvalgsformand kr. 250,-
Udstillingsudvalgskasserer kr. 250,-
Avlsudvalgsformand kr. 250,-
LP/Rally udvalgsformand kr. 250,-
Agilityudvalgsformand kr. 250,-
Hyrdeudvalgsformand kr. 250,-
MBU-udvalgsformand kr. 250,-
Hvalpeanviser kr. 250,-
Sponsorudvalgsformand kr. 250,-
Sporudvalgsformand kr. 250,-
Træfudvalgsformand kr. 250,-
Klubbutik kr. 250,-
Regionskontakter (max. 2 per region) kr. 250,-
Beløbet udbetales én gang årligt i årets sidste kvartal. Såfremt et medlem
besidder flere poster udbetales der kun refusion for den post der udgør det
højeste beløb.
Der fastsættes efter behov refusion for ad-hoc udvalg, ligesom afholdelse af
andre udgifter, f.eks. kopiering af materiale til planlagte arrangementer,
refunderes efter bilag på afholdte udgifter. Sådanne udgifter skal være aftalt
med bestyrelsen forinden.
Diæter ved bestyrelses-, udvalgs- og andre relevante møder refunderes med op
til kr. 125,- pr. mødedeltager. Beløbet udbetales til mødeværten.
Kørsels- og rejsegodtgørelse
For al kørsels- og rejsegodtgørelse gælder at det skal være aftalt med
bestyrelsen forinden.
Der kan udbetales kørsel- og rejsesgodtgørelse i forbindelse med
bestyrelsesmøder, relevante udvalgsmøder, relevante internationale møder
(f.eks. ISIC) og relevante møder i Dansk Kennel Klub.
Der kan desuden udbetales kørsel- og rejsegodtgørelse til arrangører og
medhjælpere i forbindelse med klubbens arrangementer, herunder udstillinger,
unghundementalbeskrivelser, træf og hyrdeanlægsbeskrivelser. I disse tilfælde
indgår kørselsomkostningerne som en del af arrangementets økonomi. Følgende
generelle retningslinjer er gældende:
Mødet skal være planlagt og meddelt klubben bestyrelse forud.
Der skal i videst mulig udstrækning arrangeres samkørsel.
Bilag for offentlig transport, nødvendige bro- og færgeafgifter,
flyrejser, overnatning, m.m. skal foreligge for udbetaling af
rejsegodtgørelse.
Overnatning og fortæring refunderes kun ved møder, kurser og
arrangementer, hvis nødvendigt og kun til arrangementer hvor der er
mødepligt, eller hvor deltagelse forventes, f.eks. ved det årlige
internationale ISIC seminar.
Islandsk Fårehundeklubs kilometergodtgørelse for
kørsel i egen bil refunderes jf. statens lave takst og udgør for 2019 kr. 1,98 pr. kørt kilometer. Denne takst er gældende for de af klubbens medlemmer der er
berettiget til kilometergodtgørelse i forbindelse med ovenstående arrangements
typer. Dette uagtet at andre organisationer, inkl. Dansk Kennel Klub, måtte
have andre takster på området.
For nødvendig kørsel med trailer afregnes der et ekstra tillæg på 20 % af
statens lave takst og udgør for 2019 kr. 0,40 pr. kørt kilometer.
Eksterne gæster (f.eks. foredragsholdere, dirigent ved generalforsamling, m.m.)
refunderes j.f. statens retningslinjer og takster på området og udgør for 2019 kr. 3,56 pr. kørt kilometer.
Uddannelse
Islandsk Fårehundeklub refunderer uddannelsesgebyrer, såfremt vedkommende er
indstillet til uddannelsen af bestyrelsen. Ved nødvendig kørsel i forbindelse
med uddannelse refunderes jf. ovenstående. Ved nødvendig overnatning i
forbindelse med uddannelse refunderes billigste overnatningsform. Udgifter til
uddannelse refunderes kun efter forudgående aftale med bestyrelsen.
Publicering af information
Islandsk Fårehundeklubs officielle organer er klubbladet Islandshunden og
klubbens hjemmeside.
Alle personer der gennem tillidshverv i klubben opslår arrangementer, tiltag o.
lign. og dermed agerer på klubbens vegne, også lokalt og regionalt, skal opslå
sådanne gennem klubbens officielle organer. Efterfølgende kan sådanne opslag
deles på sociale medier, herunder lokale/lukkede Facebook grupper, m.m.
